Mailjournalisering til projekter

Hvis der i en e-mails emnefelt (subject) eller tekst (bodytext) er specielt formatterede felter, der udpeger projekter i CRM, kan disse e-mails under synkronisering med Outlook blive linket til projekterne. Dette gælder såvel modtagne som afsendte e-mails.

Mekanismen er at du indsætter nogle flettekoder i det forlæg du benytter ved generering af e-mails. Felterne kan indlægges i emnefeltet og i hovedteksten. Bedst er det normalt at indlægge feltet begge steder. Derved minimeres risikoen for at modtageren fjerner informationen inden de f.eks. svarer på en e-mail fra dig.

De to mulige flettefelter er:

•	<<Project.TagId>> (Flettefeltet bliver her baseret på den interne projektnøgle, som altid er til stede)

•	<<Project.TagKey>> (Flettefeltet bliver her baseret på projektnummeret, hvor det er dit ansvar - via opsætning af CRM - at sikre at der altid dannes projektnumre for ny projekter)

Der benyttes enten TagId eller TagKey.

Det er vigtigt at du ud over flettefelterne også opsætter en global parameter (ChannelCRM | Administration | Systemopsætning | Globale indstillinger) ved navn ProjectTagPrefix. Værdien for denne sætter du til en forkortelse der med rimelig sikkerhed ikke vil blive benyttet af andre. Hvis dit firma hedder Andersens Maskinfabrik, kan du vælge AMask - bare som eksempel.

Formålet med ProjectTagPrefix er at sikre mod den situation at du kommunikerer med et andet firma, der også benytter ChannelCRM projektjournalisering, og i derved kommer til at journalisere mails forkert fordi jeres projektnumre er forskellige.

Hvis et projekt har den interne nøgle (ProjectId) = 4711 og projektnummer (ProjectKey) = P2010-13 så vil de to flettefelter - efter flet - komme til at se ud som følger:

•	#[AMask4711]# og

•	#(AMaskP2010-13)#

Side url: http://www.channelcrmhelp.dk/index.html?net_mailscan_to_projects.htm