Om aktiviteter

Aktiviteter – det er her det sker. Hvor næsten alt andet i dit CRM system handler om data der beskriver hvordan verden ser ud, så er aktiviteter data der beskriver hvad du gør, har gjort og planlægger at gøre. At mødes med en kunde er en aktivitet. At sende et brev er en aktivitet. At sende en e-mail, at telefonere, at tænke en tanke.

Alle handlinger der har en eller flere forbindelser til kunde eller emner, kalder vi aktiviteter.

Aktiviteter i sin tur kan hænge sammen med andre ting: De kan hænge sammen med et firma (kundeemnet f.eks.), med en kontaktperson (mennesket du skriver til f.eks.) og med et salgsprojekt. Aktiviteter hænger også tit sammen i en følge: Du sender et tilbud, du følger op på tilbudet, du sender et revideret tilbud, du mødes med kunden for underskrift.

Du vil opdage at jo mere konsekvent du benytter aktiviteter til at beskrive hvad du gør og planlægger – jo mere vil din hverdag lettes og jo lettere vil du kunne finde tilbage til ”hvad var det nu vi gjorde dengang?”.

En typisk ”begynderfejl” er at tro at aktiviteter er besværlige og at man derfor kun skal registrere de virkeligt betydningsfulde hændelser. I stedet skriver man så noter i tekstfanebladet under kunde: ”Ringede i dag den 14. Januar”, ”Ringede igen den 17. Januar”, osv.

Hvis du i stedet fra starten vænner dig til at oprette selvstændige aktiviteter hver gang du gør noget vil du opdage at det for det første er meget let (hvis man opretter en aktivitet fra billedet af den foregående er der næsten ikke noget der skal indtastes) og for det andet at det bliver langt lettere at se hvem der har gjort hvad og hvornår.

Forestil dig situationen at en kunde ringer ind (med et problem) og refererer til hvad der blev aftalt sidste år. Når du én gang har haft sådan en situation og oplevet hvor rart det føles at kunne se al tidligere korrespondance (mellem enhver af kundens kontakter og enhver af dine kolleger), alle mødereferater og alle uformelle samtaler i kronologisk orden og med adgang til alle dokumenter, så ved du hvad vi taler om.

Der er ikke nogen praktisk grænse for hvor mage aktiviteter der kan håndteres af systemet. Selv millioner af aktiviteter håndteres uden praktiske problemer.

Ole Suhr er ikke meget for det med at registrere aktiviteter. ”Hvad vil du have? Skal jeg sælge eller sidde og udfylde skemaer?”

Ole er bekymret for at han ved at skrive for meget vil afgive viden om kunderne til kollegerne (og dermed mindske sin egen uundværlighed). Han er også bekymret for at det bliver synligt hvor lidt han i virkeligheden arbejder.

Bente har det rigtigt god med aktiviteter. Det bliver synligt at hun arbejder ihærdigt og det giver en dejlig ro at vide at alt er dokumenteret og i orden. ”Og så er det jo fint at mit arbejde kan genbruges og at andre kan overtage sagen hvis jeg er ude af kontoret.”

Møder som aktivitet skal ind i systemet. Her tænkes specielt på møder der foregår mellem dig (samt dine kolleger) og kundens kontaktpersoner. Det kan også være møder mellem dig og andre kontakter, som mere eller mindre direkte har indflydelse på kundens valg af dig som leverandør.

For et møde registrerer man selvfølgelig tid og sted, men også deltagere fra din virksomhed og deltagere fra kunden. På den måde vil mødet komme til at optræde såvel under kunden som virksomhed som under de enkelte deltagere. Hvis mødet benytter dokumenter (PowerPoints, Aktionsreferater, indkaldelser, agendaer) så vil det være naturligt at journalisere disse under møde-aktiviteten. Selve mødeindkaldelsen kan du for øvrigt lade systemet producere automatisk. Med tidspunkter osv.

Selv benytter vi at skrive et stikordsreferat af mødet på aktivitetens faneblad med tekst. På den måde har man senere meget let adgang til at se sammenhængen.

En telefonsamtale er også en aktivitet. Her kan du drage nytte af at aktiviteten automatisk bliver tidsstemplet.

En speciel form for telefoni er telesalg i sammenhæng med kampagner. Disse aktiviteter håndteres på en lidt anden måde (som er mere effektiv når det gælder mange uafhængige kald som led i en kampagne).

Skriftlig kommunikation er såvel dokumenter (Word breve eller scannede papirbreve), som de mere moderne e-mails. ChannelCRM kan journalisere ethvert dokument under en aktivitet – bare dokumentet kan håndteres som en fil i Windows.

Når det gælder at producere dokumenter – fordi du vil skrive til et kundeemne – så er ChannelCRM særligt effektivt. Du kan nemlig lade systemet oprette disse dokumenter (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, WordPerfect) ud fra forlæg og lade systemet indflette alle de informationer, der er relevante for netop den aktuelle sammenhæng. Det gælder data som navn på kontakten, adresse, dine kontaktinformationer. Men det gælder også en lang række andre data, som er aktuelle i forbindelse med det konkrete salgsprojekt eller tilbud. Der kan således sagtens flettes komplette tilbud med mange tilbudslinier.

Dokumenter som produceres af ChannelCRM systemet er automatisk også journaliserede.

Når du opretter en aktivitet vil du se at der er flere typer end Møde, Brev og Telefoni. I alt er der mindst 7 typer at vælge imellem:

Information er en type du benytter hvis du vil tage en note om et firma/kundeemne, en kontaktperson eller et projekt. Det kan f.eks. være at din kunde har været omtalt i avisen og at du lige vil tage et par stikord om dette.

Idé/Plan benyttes hvis du på struktureret vis vil registrere små idéer til salg eller salgsprojekter.

Præsentation benyttes som type for de kundemøder der har karakter af løsningspræsentationer. Når præsentationer har en særskilt type er det fordi de i mange salgsmodeller tillægges særlig betydning. F.eks. at der altid skal være en præsentation af den samlede løsning for et kundeemne. Eller at man som led i en ny produktstrategi vil gennemføre præsentationer for alle eksisterende kunder.

Telefonbesked benytter du til at registrere at du har lagt en besked hos en kontaktperson.