Om journalisering

Med ChannelCRM kan du gemme alle former for dokumenter på en måde så de er knyttede til de firmaer, kontakter, projekter og aktiviteter hvortil de logisk hører til. Derfor kan du under en aktivitet - som f.eks. det at sende et tilbud - se selve det Word dokument der udgør tilbudet i brevform. Eller den e-mail.

Hvis du derefter åbner et vindue med den kontaktperson som tilbudet er sendt til, vil du også kunne se tilbudet der. Og det samme gælder hvis du åbner det firma, hvori kontaktpersonen er ansat. Man kan sige at dokumenternes tilhørsforholdt arves opad.

Helle Tværs er ikke glad for den automatiske journalisering af e-mails. ”Jeg har lagt alle mine e-mails ned i foldere i Outlook. Én folder for hver kunde. Det system virker og det vil jeg blive ved med at bruge.”

Fint at Helle har styr på sin kommunikation på den måde. Man kan sige at hun har lavet et mini-CRM-system. Men hvordan får andre adgang til denne korrespondance? Og hvad med andre dokumenter der hører til kunderne?

Søren Rask har det fint med journalisering. ”Har man én gang prøvet ikke at kunne finde et tilbud som kunden refererer til, så ved man hvordan det føles.” Desuden ser Søren fordelene i at al kommunikation – uanset med hvilken kollega – ligge ordnet under hans Key Accounts.

”Og så er der jo lige alle de situationer, hvor man kan cut-paste fra et tidligere brev.”

Denne form for journalisering foregår for en stor del automatisk. Hvis du anvender alle muligheder vil dine sendte og modtagne e-mail til og fra kunder automatisk blive lagt ind under de rigtige kunder. Og alle dokumenter som du lader systemet oprette vil ligeledes komme ind at ligge de rigtige steder. Du kan imidlertid også selv lægge dokumenter ind ved manuelt at udpege dem eller ved at drag-droppe dem ind i systemet.

Fra de fleste enheder i ChannelCRM kan man automatisk oprette dokumenter såsom Word dokumenter, Excel dokumenter og e-mails.

Idéen er at man fra f.eks. en aktivitet klikker på knappen ”Opret nyt dokument” og så bare vælger dokumenttype og eventuelt forlæg. Hvis forlægget er designet med de rigtige flettefelter, vil det ny dokument automatisk blive påført adresseinformation, mødetidspunkt, afsenderinformation, tilbudslinier, mv. Der er ganske mange muligheder.

Hvis du benytter denne automatiserede form for dokumentoprettelse, så vil det resulterende dokument automatisk være journaliseret direkte under det emne du oprettede det fra.

I de fleste tilfælde kan det betale sig at oprette dokumenterne automatisk fra ChannelCRM, blandt andet fordi du derved kan flette kontakt- og anden information ind og dermed spare tid.

Fra tid til anden vil der dog være dokumenter af anden oprindelse, som du vil have glæde af at lægge ind under kontakter, firmaer, projekter, aktiviteter eller andet. Det kunne f.eks. være at lægge en kontrakt fra juridisk afdeling ind under kontrakten i ChannelCRM. Eller at lægge et scannet brev ind under kontaktpersonen, som sendte brevet til dig.

I disse situationer gælder at alle dokumenter blot kan drag-droppes ind på dokumentlister. Hvis du drag-dropper ind på dokumentlisten i faneblad under en kontakt, så vil dokumentet i kopi blive lagt på den udpegede fil-server og der vil blive oprettet et link i dokumentlisten. Fuldstændigt som hvis dokumentet var oprettet af ChannelCRM.

Denne drag-drop mulighed virker fra Windows Stifinder, fra skrivebordet og fra Outlooks lister over e-mails. F.eks. din indbakke.

Normal er det en fordel at det er dokumentet i kopi, der journaliseres. Det betyder nemlig at du uden problemer kan slette originalen eller i det mindste ikke behøver at bekymre dig om backup mv. af originalen. Det betyder også at dine kolleger kan se dokumentet, uden at de skal have adgang til din PC.

Hvis du alligevel - fra tid til anden - vil nøjes med at journalisere links til dokumenter, så kan det også lade sig gøre. Så skal du bare lade kontrol-tasten være nedtrykket mens du drag-dropper.

Nogle kunder udtrykker bekymring over det store pladsforbrug ved kopieringen af dokumenter. Vores svar er her at det normalt vil fylde mindre plads at have én version liggende på en fælles server end den ofte forekommende situation, hvor samme dokument ligger på flere brugeres pc’ere. Og under alle omstændigheder er lagringsmedier blevet så billige at man kan have megen korrespondance liggende for en krone.

De helt store gevinster er dog at du kan have reel sikkerhed mod datatab (det er nemt at lave backup på en server), at dokumenterne (inklusive e-mails) bliver tilgængelige for flere og at dokumenterne gemmes logisk i den sammenhæng de er anvendt. Uden at du skal opbygge mærkelige folderstrukturer for kunderne.