Når man skal udvikle og vedligeholde en god ”forecast-kultur” i sin salgsorganisation, er CRM systemet det uundværlige værktøj. Men først skal forudsætningerne på plads. Hvis man ved hvad man vil, tager det rent praktisk ikke mange øjeblikke at gøre systemet klar. Hvis man først skal finde ud af, hvad man vil, kan det tage noget længere tid.

De trin du skal igennem for at Forudsætningerne er på plads er:

Her følger en gennemgang af hvert trin.

1. Opbyg salgskonti

Du etablerer hurtigt de konti som du gerne vil forecaste i Administrations menuen under punktet Opslagstabeller – Salgskonti. Når du har indtastet konti og gemt dem er du klar til at gå videre. I eksemplet nedenfor er det en softwarevirksomhed, som skelner mellem omsætning fra konsulentydelser, licens, vedligeholdsabonnement og som har en generel konto der hedder ”salg”.

2. Opbyg prisbog

Prisbogen ligger i Marketing menuen:

Produkter tilføjes ved klik på ”+”. Du kan arbejde med flere prisbøger, og du kan have lige så mange produkter du ønsker. Når man arbejder med forecast er er det ikke altid nødvendigt at arbejde med den fuldt detaljerede prisbog, men måske bare med nogle hovedproduktnavne eller produktgrupper som giver mening. Hvis din virksomhed har behov for at forecaste præcis ned på enkelt produkt er det selvfølgelig muligt. Kontakt ChannelCRM for automatiseret indlæsning af prisbog.

3. Distribuer salgsbudgettet på sælgerne

Hvis ikke du har oprettet sælgerne til at have budget i deres brugerprofil kan du gøre det nu, ved under menupunktet Administration – Brugeradministration, at sætte flueben ved ”Budget”, for de sælgere der bærer budget.

For at kunne sammenligne det forventede salg med budgettet skal salgsbudgettet indlægges. Dette gør du  under menupunktet Salgsledelse -> Salgs Budgetter. Salgsbudgettet er opdelt i måneder og konti således at en sælger kan have en kvote pr måned pr salgskonto. Det er ikke et krav, at alle sælgere har budget for alle konti. I Salgsbudget billedet trykker du på ”Create Placeholders”. CRM systemet vil derefter automatisk  oprette rækker for alle sælgere som bærer budget: En række pr måned, pr sælger, pr salgskonto. Det du nu mangler er blot at indtaste den månedlige salgskvote.

Tip: Brug grupperingsfunktionen eller filtrene for hurtigere at kunne opdatere mange rækker. Fx hvis bugettet for konto ”Consult” er 10.000 kr pr måned for alle sælgere for alle måneder kan du selektere alle linier med ”Consult” og opdatere hurtigt.

4. Sæt salgsmodellen ind i CRM Systemet

Med ChannelCRM kan du nemt anvende den salgsmodel som din virksomhed foretrækker, hvad enten i følger Spin Selling, Target Account Selling, Solution Selling, Customer Focused Selling eller anvender en procentvis vægtning som 10, 30, 50, 90. Systemet kan anvendes til en hvilken som helst model.

Salgsmodellen lægges ind som ”projekt scores”. Du kan selv definere dine projekt scores i menupunktet Administration, System Opsætning – Projekt Scores. Det billede hvor du vedligeholder din salgsmodel ser således ud:

Du kan definere op til 16 trin, eller scores i din salgsmodel. Hvert trin giver du et navn (fx  ”Budget OK” og en overskrift.

Til hvert trin kan du tilknytte to procentsatser. Procentsatserne angiver hvor meget trinnet vægter sandsynligheden for at en ordre bliver til salg.

Grunden til at der er to procentsatser er, at den ene bruges til at regne med hvis trinnet er gennemført. Den anden kan bruges hvis trinnet ikke er gennemført.

Fx kunne det tænkes at man vægtede et salgsprojekt med +20% hvis man har afdækket at kunden har budget allokeret, men vægter sagen med -10% hvis man ikke har afklaret om der er budget allokeret.

Der behøver ikke være værdier for begge situationer.

Når du har udfyldt din salgsmodel er du klar til at forecaste.

Bemærk dog – Hvis du ønsker at bruge en scoringsmodel som giver sandsynlighed efter det sidst afkrydsede felt i en trinvis fremdrift, så skal du sikre dig at der i modulet CRM-manager er valgt denne scoringsmetode.

Log dig på CRM Manager.  Klik på ”Set forecast weighting to highest score only”:

Opret Ordrer – byg dit salgs-forecast

I ChannelCRM består dit forecast af ”ordrer” dvs, salgsaktiviteter/projekter, som du ønsker skal blive til ordrer. Du og dine sælgere skal lægge disse projekter ind i projekt/ordremodulet. Herved bliver dit forecast synligt og operationelt, du kan nu anvende det til at styre din og dine sælgeres aktiviteter og adfærd med.

Opret ordre

For den enkelte sælger er det enkelt hele tiden at holde sig ajour med sit eget forecast. Man vælger menupunktet Forecast i Aktivitetscenteret.

Forecast vises her som søjlediagram, men det kan også vises akkumuleret. Hvis knappen ”Vægtet” vælges vises den vægtede værdi af forecastet i henhold til salgsmodellen og scoringen af de enkelte salgsprojekter i forecastet.

Klik på søjlen for en enkelt måned aktiverer listen under grafen med de enkelte ordrer/projekter.

Klik på projekterne leder til åbning af ordrer/projekter.

Forecastmodulet kan således bruges til hurtig opdatering og justering.

Forecastmodulet kan vælges for en enkelt bruger. For en enkelt bruger og de sælgere, der refererer til denne bruger, eller til hele organisationen. Dog kun, hvis brugerrettighederne tillader det.

Fanebladet ”Data” lister de rå forecast data og kan anvendes til hurtig rapportering og undersøgelse af pipeline:

Du kan selvfølgelig printe forecast-rapporter på papir og tage dem med til salgs-møder. Du kan også eksportere dit forecast til et regneark og arbejde med opstillinger heri.

Her vil vi gerne slå et slag for at arbejde grundigt med forecast medens det stadig ligger i CRM systemet og simpelthen tage CRM systemet med på forecastmøde. Årsagen er at de andre informationer, som du skal anvende for at forstå, hvor fremskreden din salgssag er og, hvor sandsynligt det er at du/i kan gennemføre den og sikre ordren, ligger i CRM systemet:

Alle sådanne spørgsmål kan nemt undersøges ved at klikke fra forecast videre ind i systemet. Det er jo i CRM systemet, at alle oplysningerne om tilbud, aktiviteter og korrespondance ligger.