Synkronisering med Outlook

Outlook Synkronisering skaber sammenhæng til Outlook fra Microsoft. Synkroniseringen kan valgfrit ske på 3 områder.

Ad. 1

E-mails som er sendt og modtaget i Outlook scannes således, og journaliseres under den rigtige person, i det rigtige firma. Forudsætningen for at mails kan synkroniseres, er at mailadressen er anført under de respektive kontakter i ChannelCRM. Mails i Outlook med adresser der ikke er kendt i ChannelCRM, springes blot over i synkroniseringen.

Synkroniseringen sker ved en kopiering af selve mailen. Den originale mail findes stadig i Outlook og kan slettes eller arkiveres, på anden vis. Vi viser senere, hvorledes der i Outlook kan skabes overblik, over hvilke mails der er synkroniseret

Ad. 2

Aktiviteter ex. møder, synkroniseres fra ChannelCRM til Outlook. Et møde skabt på et firma kan således også ses i Outlook. Andre personer i virksomheden, (der ikke bruger ChannelCRM) kan på denne måde se hvilke møder som ex. salgsafdelingen har aftalt i ChannelCRM.

Endvidere synkroniserer Outlook med de fleste mobiltelefoner eller andre håndholdte computere (PDA’er). Således vil møder skabt i ChannelCRM ”slå” igennem både til Outlook og helt ud på mobiltelefonen. Firmaadresser, notefelter m.m. er naturligvis med.

Skabes der aktiviteter i Outlook eller på PDA’er, tager ChannelCRM udgangspunkt i at det er personlige aftaler. De synkroniseres, men optræder som personlige. Det kunne naturligvis hænde at aftalen var af forretningsmæssig karakter. Man kunne ex. stå ude hos en Kunde, uden adgang til sin ChannelCRM eller Outlook. Da PDA’en er ajour fra sidste synkronisering, kan mødet jo sagtens bookes. Når PDA’en så forbindes til Outlook næste gang, vil den nye aftale synkroniseres til Outlook og dernæst til ChannelCRM.

Aftalen vil dog optræde som personlig (den er jo skabt uden for CRM systemet), men man skal blot ind og knytte aktiviteten til det rigtige firma og kontakt, så er den en CRM aktivitet, på lige fod med alle andre.

Ad. 3

Kontakter synkroniseres fra ChannelCRM over i Outlook kontakter. Og dermed videre til en evt. PDA. Man har således sine kontakter med sig overalt.

Ved opsætning af synkronisering trykkes på ovenstående ikon i hovedvinduet.

Under filer, kan der vælges logfil (vedr. forløbet af synkroniseringen) samt arkivering af denne.

Synkroniseringen kan ske manuelt eller automatisk. Vælges der automatisk synkronisering sker dette i baggrunden, medens der arbejdes videre i systemet.

Det kan dog i visse situationer, være uhensigtsmæssigt at det sker automatisk. Der kan eksempelvis være fortrolige mails eller lignende. I så tilfælde vælges manuel synkronisering, eller der udpeges en speciel folder i Outlook, hvor mails til synkronisering lægges.

Scan kører synkronisering manuelt. Normalt scannes mails kun en gang. Mails der er scannet markeres med 0 eller 1 . Mails hvor adressen er kendt markeres med 1. Andre med 0. Således scannes kun nye mails hver gang. Dybdescan scanner alle mails en gang til. (Bruges i tilfælde hvor mailadresser ikke har været oprettet korrekt, og ny scanning derfor er påkrævet.)

Indstillinger fremkalder destinationsfoldere i Outlook. Ved tryk Hent Outlook standardfoldere, vælges automatisk de mest sandsynlige foldere i Outlook. Inbakke, Sendt Post, Kalender samt Kontakter. Trykkes her, kan foldere i Outlook vælges manuelt. Mere end 1 folder kan vælges i indbakken.

Sync til aktiviteter skaber automatisk en aktivitet på kontakten, så tidspunktet for modtagne mails kan følges.

Autosync styrer hvor ofte der skal auto-synces og om autosync skal startes automatisk, når ChannelCRM startes.

Hvordan ser jeg I Outlook, hvilke mails der er synkroniseret?

I Outlook skriver ChannelCRM 0- eller 1-taller i en brugerdefineret kolonne. Denne kolonne kan vises i indbakken og sendt bakken.

Højreklik på kolonneoverskriften – vælg brugertilpasset visning.

Vælg felter

Vælg hyppigt anvendte felter, og herefter brugerdefinerede felter.

Vælg nyt felt, skriv CCRMID (store bogstaver) Type Tal

Denne vejledning er til Outlook 2003. I Outlook 2007 skal der ikke skabes et nyt felt. Her skal der blot vælges visning af CCRMID kolonnen.

Side url: http://www.channelcrmhelp.dk/index.html?net_syncoutlook.htm